Consejo técnico práctico: cómo digitalizar sus documentos más importantes

Consejo técnico práctico: cómo digitalizar sus documentos más importantes

¿Cómo conserva sus documentos más importantes? ¿Tiene una carpeta que contenga su certificado de nacimiento, licencia de matrimonio, tarjeta de seguro social y otros documentos cruciales?

Si es así, es hora de una actualización. Mantener registros en papel puede ser una buena manera de mantener los registros en orden, pero también abre la puerta a daños, pérdidas, robos u otros problemas. Toque o haga clic aquí para ver 6 errores que ponen en riesgo su identidad.

Pero, ¿cómo se protegen los documentos y registros importantes? La digitalización le permitirá hacer precisamente eso, brindándole acceso rápido y seguro a copias digitales de sus archivos. Echemos un vistazo a cómo puede digitalizar sus documentos, presentados por nuestro patrocinador, IDrive. Obtenga 5 TB de respaldo seguro en la nube ahora por un 50% más IDrive.com.

Ventajas de digitalizar documentos importantes

Como se mencionó, la digitalización de documentos garantiza que siempre tenga una copia a mano en caso de que los registros originales se dañen, se pierdan o sean robados. Pero también hay muchas otras razones para digitalizar sus documentos.

Por ejemplo, hay situaciones en las que necesita mostrar un comprobante de seguro u ofrecer una prueba de su identidad. Tener copias digitales de sus registros le brinda un fácil acceso a la documentación o documentos que necesita desde prácticamente cualquier lugar porque se puede acceder a ellos desde su teléfono o computadora.

Hacer una copia digital de sus documentos también ayuda a mantenerlos seguros. Puede controlar quién tiene acceso a esos archivos con contraseña y cifrado. Cualquiera puede hurgar en sus documentos, pero no cualquiera puede acceder a un archivo digital protegido.

Los documentos digitales también facilitan la búsqueda rápida de lo que necesita o las anotaciones cuando sea necesario. Puede anotar y localizar los documentos que necesita con una búsqueda o haciendo clic en la carpeta correcta.

Cómo digitalizar sus documentos

Usar un escáner

Una de las formas más sencillas de escanear documentos es utilizar un escáner. La línea EcoTank de Epson ofrece escáneres, impresoras y fotocopiadoras, todo en un solo dispositivo. Estas máquinas compactas tienen conectividad inalámbrica y Ethernet, pantallas táctiles en color, controles activados por voz y muchas otras características según el modelo.

Si tiene muchos documentos de varias páginas para escanear, puede optar por el EcoTank ET-4760, que ofrece escaneo de documentos de varias páginas y un alimentador automático de documentos. Las opciones EcoTank con escáneres de superficie plana están disponibles para satisfacer incluso las necesidades de escaneo de bajo volumen. Toque o haga clic aquí para encontrar el EcoTank disponible.

Usar una aplicación

¿No tienes escáner? Hay aplicaciones que puede utilizar para escanear documentos. No todos son tan intuitivos como introducir documentos en un escáner físico, pero aún así funcionan bien.

Toma por ejemplo, Adobe Scan. Esta aplicación hace que sea fácil escanear cualquier cosa directamente desde su teléfono. Puede utilizarlo para convertir documentos, formularios, tarjetas de visita y pizarras blancas en archivos PDF de Adobe de alta calidad. También ofrece diferentes modos de captura para que sus escaneos sean lo más claros posible en todo momento.

Lo que tiene de especial Adobe Scan es que utiliza Adobe Sensei para identificar y perfeccionar el texto escrito a mano o impreso en documentos escaneados. También elimina elementos molestos como reflejos y sombras para que los documentos escaneados sean fáciles de leer.

Es superfácil de usar. Simplemente abra la aplicación, espere a que se capture el escaneo, luego toque la miniatura para ver o editar el escaneo. Puede descargar Adobe Scan para iOS tocando o haciendo clic aquí. ¿Necesita Adobe Scan para Android? Toque o haga clic aquí para descargar. Alternativamente, haga clic en el enlace correspondiente dentro del cuadro amarillo a continuación.

También hay Genius Scan, una aplicación que le permite escanear fácilmente por lotes documentos o archivos de varias páginas. Para utilizar Genius Scan, todo lo que necesita hacer es colocar cualquier documento frente a la cámara de su dispositivo. La aplicación reconoce automáticamente la tarjeta en segundo plano y la escanea.

Uno de los principales beneficios es que también recortará el documento escaneado, si es necesario, y limpiará el resultado. Otra es que te permite escanear decenas de páginas en segundos. ¿Quieres descargar Genius Scan para iOS? Toque o haga clic aquí. ¿Necesita Genius Scan para Android? Toque o haga clic aquí para descargarlo.

También puede consultar Microsoft Office Lens. Es una aplicación de escáner para su dispositivo móvil que escanea, recorta, mejora y hace que sus documentos escaneados sean legibles. La característica especial de Office Lens es que también puede usarlo para convertir imágenes en archivos PDF, Word y PowerPoint. Incluso puede guardar imágenes en OneNote o OneDrive.

¿Quieres probar Microsoft Office Lens? Toque o haga clic aquí para descargar la aplicación iOS. Toque o haga clic aquí para descargar la aplicación de Android.

Archivado de sus documentos digitales

Una vez que haya escaneado todos sus documentos, deberá guardar las copias en un lugar seguro. Puede optar por utilizar su disco duro local o unidad flash USB para almacenar sus archivos, o puede elegir una opción más segura y de alta tecnología.

Nuestro patrocinador conduzco, ofrece almacenamiento y respaldo en la nube en línea perfectos para guardar y acceder a documentos importantes. Lo mejor de utilizar un servicio como IDrive es que podrá acceder a sus documentos escaneados desde cualquier lugar. Simplemente puede iniciar sesión y acceder a él cuando sea necesario.

Puede hacer una copia de seguridad de todos sus documentos en una cuenta, desde cualquier dispositivo.

Elimine el miserable almacenamiento gratuito que obtiene de las grandes empresas tecnológicas. Puede confiar en IDrive para mantener todos sus documentos más importantes seguros y protegidos. Toque o haga clic aquí para recuperar un año de nube hasta 50% de descuento – solo $ 34.75 por su primer año.

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