Consejos y trucos de Gmail: 10 configuraciones y funciones ocultas que debe probar

Consejos y trucos de Gmail: 10 configuraciones y funciones ocultas que debe probar

El correo electrónico tarda tanto. Tengo una regla: si estoy escribiendo más de unas pocas líneas, levanto el teléfono o hago una llamada rápida de Zoom. Tengo otras tácticas para ahorrar tiempo que realmente funcionan, como la regla de un minuto. Toque o haga clic para ver mis trucos favoritos para la bandeja de entrada.

En el caso de Gmail en particular, también debe tener en cuenta su privacidad. Toque o haga clic para ver exactamente qué recopila Gmail sobre usted. Es impactante ver todo arreglado.

Si está firmemente en el campo de Gmail, es fácil perderse en el laberinto de funciones. Siga leyendo para descubrir 10 formas de llevar su bandeja de entrada al siguiente nivel.

1. Configurar las plantillas

¿Envían muchos correos electrónicos con la misma información básica? Puede crear fácilmente una plantilla en Gmail para ahorrar un tiempo valioso.

Adelante ajustes (el icono de engranaje) > Ver todas las configuraciones > Avanzado conexión. Desplácese hacia abajo hasta la sección marcada Modelos y haga clic en el círculo marcado Para permitir.

Ahora puede crear hasta 50 plantillas únicas. Para crear una plantilla, haga clic en Para componer, luego escriba su correo electrónico, incluida la línea de asunto. Haga clic en el Tres puntos en la esquina inferior derecha, luego Modelos. Elegir Guardar borrador como plantilla.

Para insertar una plantilla que creó, inicie un nuevo borrador de correo electrónico. De nuevo, haga clic en menú de tres puntos > Modelos > e ingrese una de sus plantillas.

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2. Crea y administra etiquetas

¿Eres del tipo súper organizado? Probablemente ya sepa que Gmail usa etiquetas, no carpetas, para ordenar su correo. Después de crear una etiqueta, puede buscarla en la barra de búsqueda y encontrar los correos electrónicos debajo del nombre de la etiqueta. También puede asignar varias etiquetas a un correo electrónico para facilitar la referencia cruzada.

Para etiquetar un correo electrónico específico:

  • Abra el correo electrónico, luego haga clic en Icono de etiqueta debajo de la barra de búsqueda. Parece una pequeña etiqueta.
  • Elija entre una etiqueta existente si ya tiene algunas configuraciones, o cree una nueva escribiendo el nombre.

Para crear una etiqueta desde su bandeja de entrada:

  • Haga clic en el ajustes engranaje> Ver todas las configuraciones > Etiquetas.
  • Desde aquí puede mostrar, ocultar, eliminar y agregar etiquetas.
  • Nota: Eliminar una etiqueta no tendrá ningún impacto en sus correos electrónicos, así que no dude en editarlos como mejor le parezca.

Antes de volvernos locos con las etiquetas, una advertencia: categorizar cada cosa podría hacer más daño que bien. Toque o haga clic para ver un error que está cometiendo con su correo electrónico que a los hackers les encanta.

3. Omitir la bandeja de entrada

Recibo muchos correos electrónicos y apuesto a que tú también. Algunos los desea guardar para más tarde o tener un registro, pero no es necesario que los vea en su bandeja de entrada todos los días. Aquí es donde entran los filtros.

Los filtros se pueden aplicar automáticamente a los correos electrónicos entrantes para que vayan automáticamente a donde los desee. Así es como:

  • En el cuadro de búsqueda en la parte superior, haga clic en Flecha hacia abajo.
  • Ingrese sus criterios de búsqueda. Puede ir al remitente o elegir las palabras clave que estarán en los correos electrónicos a los que se dirige. Si desea verificar que su búsqueda funcionó correctamente, vea qué correos electrónicos se muestran haciendo clic en Investigar.
  • En la parte inferior de la ventana de búsqueda, haga clic en Crear filtro.
  • Elija lo que quiere que haga el filtro. Las opciones incluyen Omitir la bandeja de entrada, Marcar como leído, Bórralo o Reenvíelo.
  • Hacer clic Crear filtro.

Tenga en cuenta que esto solo afectará los nuevos correos electrónicos que lleguen a su bandeja de entrada y no se aplicará retroactivamente.

4. Agrega una imagen atractiva a tu firma.

Además de texto como su nombre e información de contacto, también puede agregar imágenes a su firma de Gmail. Si tiene el logotipo de una empresa, una foto, una firma o algo más para compartir, agréguelo a su firma de correo electrónico para que se envíe automáticamente con cada mensaje.

Para agregar una imagen a su firma:

  • Haga clic en el ajustes engranaje> Ver todas las configuraciones.
  • Sobre el General pestaña, desplácese hacia abajo hasta Firma.
  • Haga clic en el botón que dice Crear nuevoy luego cree su firma personalizada.
  • Haga clic en el icono de imagen para cargar o arrastrar una imagen a su firma de correo electrónico.

5. Cree un alias sobre la marcha

Este consejo es la función de privacidad más práctica integrada en Gmail. Puede crear fácilmente una nueva dirección de correo electrónico simplemente creando un alias. Simplemente agregue un signo más y una palabra después de su nombre de usuario a su dirección de correo electrónico, así: «[email protected]. «

Un uso práctico es asociar todos sus servicios de suscripción recurrente con un alias, como este: «[email protected]. «Luego, puede ordenar fácilmente todas las bandejas de entrada a esta dirección de correo electrónico o configurar un filtro (como en el paso 2) para enviarlas automáticamente a un punto.

Esta también es una buena manera de ver si una empresa está vendiendo su dirección de correo electrónico. Si recibe un mensaje extraño, verifique qué dirección de correo electrónico se envió.

6. Cancelar el envío de mensajes

No entre en pánico si envió un correo electrónico del que se arrepiente o que contenía un error tipográfico o error. Gmail le brinda la capacidad de recuperar completamente los mensajes, pero debe configurar esto con anticipación.

Para habilitar Deshacer envío:

  • Haga clic en el ajustes icono de engranaje> Ver todas las configuraciones.
  • Junto a Deshacer envío, seleccione un período de cancelación de suscripción de 5, 10, 20 o 30 segundos. Te recomiendo 30 segundos, así tendrás el mayor tiempo posible para decidir.

Ahora, después de haber enviado un mensaje, en la esquina inferior izquierda verá «Mensaje enviado» y la opción «Cancelar» o «Ver mensaje». Para cancelar el envío, haga clic en Deshacer.

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7. Encuentre fácilmente sus correos electrónicos no leídos

Con tantos correos electrónicos entrando, los mensajes pueden pasar desapercibidos. Si tiene varias etiquetas o una configuración complicada de la bandeja de entrada, es aún más difícil controlar cada correspondencia.

Para encontrar correos electrónicos no leídos, vaya a la barra de búsqueda en la parte superior de su cuenta de Gmail. Escriba «no leído» en el campo de búsqueda y se mostrarán todos los mensajes no leídos.

8. Programe sus correos electrónicos

Programar sus correos electrónicos le permite redactar mensajes en su propio tiempo y a su propio ritmo. Si está trabajando fuera del horario comercial y desea guardar su respuesta para la mañana, esta es una manera fácil de hacerlo.

  • Para programar un correo electrónico, redacte su mensaje como de costumbre. Entonces, en lugar de hacer clic en el botón azul Enviar, haga clic en flecha justo al lado.
  • Hacer clic Enviar programa, luego elija uno de los días y horas sugeridos o seleccione uno personalizado.

9. Organízate

Algunas personas confían en su aplicación de lista de tareas favorita. Otros, incluido yo mismo, prefieren un cuaderno de papel. Si desea mantener sincronizados sus correos electrónicos y actividades, pruebe el creador de listas integrado de Gmail.

Puede crear una lista de tareas pendientes, organizar tareas y marcar elementos cuando esté completo.

Encontraras el archivo Tareas en el panel de control en el extremo derecho. Si no lo ve, haga clic en flecha pequeña en la esquina inferior derecha de la ventana para abrir el panel. Haga clic en el Tareas icono, que parece un círculo azul con una marca de verificación blanca y amarilla.

Desde aquí, puede agregar y marcar fácilmente sus tareas pendientes.

¿Todos los zumbidos y pitidos de tu bandeja de entrada te están empujando hacia la pared? Toque o haga clic para detener permanentemente las notificaciones molestas.

10. Encuentra el diseño perfecto

Gmail ofrece varios diseños que puede utilizar para cambiar la prioridad de los mensajes que se muestran. Si prefiere ver solo los mensajes más urgentes primero, es posible que desee cambiar el diseño. Así es como:

  • Haga clic en el ajustes engranaje. Puede seleccionar un nuevo diseño de este Ajustes rápidos menú.
  • Elija su densidad preferida (cuántos correos electrónicos se mostrarán a la vez), el tipo de buzón de correo o la vista del panel de lectura.
  • Cada uno de estos mostrará sus correos electrónicos en un orden diferente al de la fecha y hora simples. Y si te cansas de un diseño específico, siempre puedes seguir los mismos pasos para volver a cambiarlo.

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